會(huì)議服務(wù)理念的樹立需求一個(gè)長期的過程，需求不斷予以強(qiáng)化，使會(huì)議服務(wù)理念深人會(huì)議企業(yè)職工內(nèi)心，成為他們的自覺行動(dòng)，從而達(dá)到會(huì)議服務(wù)效益最大化。
會(huì)議經(jīng)營理念的轉(zhuǎn)變
會(huì)議主辦單位、承辦單位管理者要改變目前“重招商、輕服務(wù)”的現(xiàn)象。會(huì)議的主要管理者應(yīng)拋棄急功近利的思想，把會(huì)議服務(wù)作業(yè)放到與招商平等重要的位置上，把參展商的利益放在 第一位。參展商的利益得到保證，下次會(huì)議企業(yè)仍會(huì)自動(dòng)參與，會(huì)議的連續(xù)性、定期性才有保障。
人性化會(huì)議服務(wù)
會(huì)議服務(wù)需求重視個(gè)性化、人性化，體現(xiàn)重實(shí)效和“以人為本”的思想。會(huì)議業(yè)屬于第三產(chǎn)業(yè)的服務(wù)業(yè)，它不同于第一產(chǎn)業(yè)、第二產(chǎn)業(yè)，其關(guān)鍵是人才、客戶和服務(wù)，對資金的需求并不 突出。南京領(lǐng)會(huì)廣告有限公司總結(jié)：進(jìn)步會(huì)議服務(wù)水平不僅要進(jìn)步軟件服務(wù)水平，如設(shè)立相關(guān)的會(huì)議服務(wù)商、法令咨詢組織、專業(yè)觀眾檢錄體系，還要改進(jìn)硬件設(shè)施建造，如設(shè)立郵局、必備 的商務(wù)服務(wù)部門和專線交通等。
重視會(huì)議細(xì)節(jié)服務(wù)
做好會(huì)議服務(wù)有一個(gè)不行忽視的問題，那就是會(huì)議服務(wù)中的細(xì)節(jié)服務(wù)。一些會(huì)議服務(wù)上的小細(xì)節(jié)，雖然看似微乎其微，實(shí)際上它卻在某種程度上決議了展會(huì)的勝敗。
例如曾經(jīng)有一個(gè)涉外展會(huì)，開幕當(dāng)天氣候惡劣，組委會(huì)未留意根據(jù)氣候改變狀況調(diào)整展會(huì)安排，使眾多觀眾和嘉賓在沙塵漫天的室外廣場參與開幕式，我們掩面相望，狼狽不堪。假如組 委會(huì)人員能及早關(guān)注氣候預(yù)報(bào)或做好調(diào)整預(yù)案，就不至于面對氣候改變束手無策。
做好會(huì)議客戶服務(wù)
招商時(shí)的廣告宣傳可以引起商家的興趣從而積極參展，會(huì)議開始前的廣告宣傳是約請相關(guān)人士或大眾前來觀賞、購物及商貿(mào)洽談，二者不行偏廢，否則容易影響參展企業(yè)的參展作用。廣 告宣傳的方式、規(guī)模、范圍要視會(huì)議的性質(zhì)、規(guī)模、內(nèi)容而定。企業(yè)參展的目的一是展現(xiàn)企業(yè)的良好形象和宣傳品牌，二是追求經(jīng)濟(jì)利益的回報(bào)。兩種作用都需求有人觀賞、洽談、訂購。
因此，客戶約請是會(huì)議服務(wù)的核心問題，是衡量會(huì)議是否成功的重要規(guī)范之一。成功地做好客戶的約請作業(yè)，關(guān)于會(huì)議的延續(xù)性有很大的促進(jìn)作用。
會(huì)議服務(wù)少不了與主辦者、展館之間彼此交流
由于許多展覽會(huì)都是由獨(dú)立的展覽公司安排的，會(huì)議的舉辦必須租用專業(yè)展覽館，所以在服務(wù)上就分成了兩部分，即安排者和展館，許多時(shí)候需求主辦組織直接與展館方面交流。三方很 難做到完美的交流，一旦主辦者的會(huì)議服務(wù)不到位，參展商與展館之間信息不對稱的對立突出，就容易產(chǎn)生糾紛，對會(huì)議的聲譽(yù)有很大的影響。
所以要求會(huì)議安排者更要看重會(huì)議的服務(wù)作業(yè)，讓參展單位有良好的參展環(huán)境來完成參展目標(biāo)，在南京領(lǐng)會(huì)廣告有限公司看來，這對會(huì)議的延續(xù)性非常重要。
后續(xù)跟進(jìn)會(huì)議服務(wù)
后續(xù)服務(wù)也應(yīng)該算會(huì)議服務(wù)，比如樹立參展商、觀展商的材料庫，保持會(huì)后的聯(lián)絡(luò)，了解他們的意見和主張。在會(huì)議完畢后，把一切的專業(yè)觀眾材料、論壇材料、參展商材料等收集到一 起，刻錄成光盤，寄給參展單位，或者把文字材料經(jīng)過電郵、傳真等方式發(fā)給參展單位。這項(xiàng)作業(yè)比較煩瑣，可是關(guān)于下一屆會(huì)議將大有協(xié)助。創(chuàng)建品牌會(huì)議必須具有的一個(gè)環(huán)節(jié)就是后續(xù)服 務(wù)作業(yè)。
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